Unified archive of clients’ banking history files

Client: ProCredit Bank, Georgien
Project date: 2011

Problem

Die Bank benötigte eine Lösung, mit der ihre Prozesse zur Verarbeitung von Transaktionsdokumenten automatisiert werden konnten, um die Bearbeitung zu beschleunigen und die Effizienz insgesamt zu erhöhen.

Lösung

Das elektronische Archiv und Dokumentenmanagement-System bei der ProCredit Bank bietet die strukturierte Ablage der Transaktionsunterlagen. Gleichzeitig erhält autorisiertes Personal in Übereinstimmung mit den Sicherheitsgrundsätzen der Bank Zugriff auf die Unterlagen. Das System automatisiert darüber hinaus die Dateneingabe (eingescannte und elektronische Dokumente) und Prozesse zur Genehmigung von Dokumenten.

Im elektronischen Archiv werden Unterlagen zum Geldverkehr, Kundendokumente inklusiver allgemeiner Unterlagen, Kredit- und betriebliche Dokumente sowie Unterlagen aus der Zentrale der Bank abgelegt.

Ergebnisse:

  • Verfahren zur Ablage von Dokumenten im System einschließlich Erfassung von Papierdokumenten und Import von elektronischen Dokumenten, Verarbeitung von Barcodes (falls vorhanden), automatische Attribuierung und Einstellung in das Archiv (für Dokumente mit Barcode) sowie Umwandlung in das PDF-Format. Für Dokumente ohne Barcode werden automatisch Attribuierungsaufträge generiert und den zuständigen Abteilungen zugeleitet.
  • In hohem Maße anpassbarer Genehmigungsprozess für unterschiedliche Produkt- und Dokumenttypen (direkte Veröffentlichung, 2-, 4- und 6-Augen-Prinzip), einschließlich Umstellung der autorisierten  Anwender/Anwendergruppen für jeden Genehmigungsschritt sowie automatische Generierung und Verteilung von Genehmigungsaufgaben
  • Regelbares Sicherheitsmodell für die Kontrolle des Zugriffs auf archivierte Dokumente
  • Suche nach Kunden und Dokumenten gemäß unterschiedlichen Attributen

Die Lösung ist in das zentrale Bankensystem der ProCredit Bank integriert. Mithilfe dieser Integration werden die im Kernbankensystem erstellten Dokumente mit Barcodes versehen, die relevante Dokumentattribute wie Kunde, Vertrag, Produkt- und Dokumenttyp beschreiben. Durch diesen Ansatz waren wir in der Lage, die Attribuierung zu automatisieren und damit die Produktivität der Front-Office-Mitarbeiter zu steigern. Die regelmäßige, einem Plan folgende Synchronisation der Lösung mit dem Kernbankensystem stellt sicher, dass die Struktur des Dokumentarchivs aktuell bleibt. Die Lösung erlaubt außerdem, direkt aus dem Kernbankensystem heraus auf die Dokumente zuzugreifen.

In dem System kommt Active Directory für die Benutzer-Authentifizierung, die Verwaltung der Informationen über die Benutzer, über die Rollen und Benutzergruppen sowie über die Organisationsstruktur der Bank zum Einsatz.

Vorteile:

  • Schaffung eines zuverlässigen, sicheren und strukturierten elektronischen Langzeitarchivs der Kundendokumente
  • Höhere Produktivität der Bankenfachleute durch ein einziges elektronisches Dokumentenarchiv und durch die Automatisierung der Input-, Management- und Zugriffsprozesse
  • Schnellere, mit höherer Effizienz durchgeführte Arbeitsabläufe, besserer Kundenservice und höhere Kundenbindung
  • Minimierung des Risikos von Fehlern bei der Dateneingabe
  • Schnellere Suche nach und Zugriff auf Daten durch Automatisierung von attributbasierten Suchroutinen
  • Einhaltung von Vorschriften einschließlich der Ablagezeit von Dokumenten kann sichergestellt werden
  • Geringere laufende Kosten der Bankabteilungen durch die Organisation der Dokumentenablage

 

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