Elektronische Archive

Intercomputer: Elektronische ArchivierungElektronische Archive für KMUs

Die primären Aufgaben für KMUs sind die Senkung laufender Ausgaben und die Optimierung der Arbeitsprozess-Geschwindigkeit. Entscheidend ist stets die Fähigkeit, schnell und mit minimalem Aufwand auf Markterfordernisse reagieren zu können. Dies ist ein bekanntes Rezept für jeden erfolgreichen Geschäftsmann.

Wie kann ein elektronisches Unterlagen-Archiv KMUs helfen, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen? Ein solches Archiv allein kann keinen geschäftlichen Erfolg garantieren, aber es ist zweifellos ein mächtiges Werkzeug zur Gewinnsteigerung und Senkung des Aufwands. Die Gründe sind:

  • Archivierung von Informationen, sodass diese komfortabel gefunden und sicher abgelegt werden können. Zudem wird so der häufige Zugriff auf die Informationen erleichtert.
  • Wenn die Unterlagen nicht in Papierform abgelegt werden müssen, wird Bürofläche eingespart und man gewinnt Zeit, die nicht mehr für das manuelle Suchen nach dem richtigen Dokument in Papierstapeln aufgewendet werden muss.
  • Vielfältige nützliche Aktionen sind mit Ihren Dokumenten komfortabel möglich: beispielsweise Suchen, Hinzufügen von Attributen und Wasserzeichen, Versand von personalisierten Nachrichten an Kunden (beispielsweise Newsletter), Veröffentlichung auf Websites, Vergabe von abgestuften Zugriffsrechten für unterschiedliche Dokumenttypen oder Dokumentzusammenstellungen je nach Einsatzzweck. Der Umfang der Aktionen wird nur von den Erfordernissen Ihres Unternehmens und Ihrem Einfallsreichtum begrenzt.

Beispiele für elektronische Archive (mögliche Inhalte):

  • Arbeitsprozesse und Berichte
  • Historie der Geschäftsbeziehungen zu den Kunden
  • Geschäftliche Korrespondenz
  • Verträge
  • Personaldaten
  • Regelungen und Referenzdokumente

Einführung elektronsicher Archive: Ergebnisse und Vorteile

  • Schnelles Auffinden gesuchter Informationen

    Ihr Unternehmen ist bereits seit einigen Jahren am Markt aktiv? Dann wird Ihr Archiv mit Sicherheit eine stattliche Größe erreicht haben. Dann wissen Sie aus eigener Erfahrung, wie lange es mitunter dauern kann, bis ein gesuchtes Dokument gefunden wird. Mit einem elektronischen Archiv senken Sie die Suchzeit um den Faktor 20 bis 30.

  • Gewährleistung vollständiger, aktueller Informationen

    Sind Sie sicher, dass Ihnen zum Beispiel alle Originale Ihrer Finanzdokumente vorliegen? Wird bei einer Steuerprüfung das Fehlen auch nur eines Dokuments festgestellt, droht die Verhängung einer Strafzahlung. Ein elektronisches Archiv stellt sicher, dass Ihnen alle erforderlichen Unterlagen vorliegen und noch vor einer Prüfung eine unverzügliche Reaktion erfolgen kann, sofern ein Dokument nicht vorhanden ist.

  • Interaktion mit Kontrollbehörden

    Leider ist die Zahl an Überprüfungen immer noch recht hoch. Jede Überprüfung erfordert in der Regel eine eigene Zusammenstellung von Dokumenten, die einen hohen Aufwand erfordert und Ihre Fachkräfte von der eigentlichen Arbeit ablenkt. Zudem ist es wichtig nachzuverfolgen, welche Dokumente wann wem überlassen und wann sie zurückgegeben wurden. Die Bereithaltung von Kopien der Dokumentenpakete ist keine sinnvolle Lösung, denn dann werden Sie sich in der Vielzahl an Kopien verzetteln. Ein elektronisches Archiv kann dazu genutzt werden, entsprechende Dokumentpakete auf Anforderung den Kontrollbehörden rechtzeitig als Kopie bereitzustellen.

  • Dokumentierte Lieferungen, Einkäufe und Verkäufe

    Sei es der Einkauf von Rohstoffen oder der Verkauf produzierter Güter – Sie benötigen zu jedem Geschäftsvorgang einen eigenen Dokumentensatz. Es kommt dabei nicht darauf an, ob es sich beispielsweise um Dokumente für den Zoll oder um Dokumente für Ihre eigenen Unterlagen handelt – ein Kopieren oder Ausdrucken ist jedes Mal nötig. Und wie handeln Sie, wenn Sie ein Dokument für mehrere Dokumentensätze benötigen?

    Das elektronische Archiv enthält digitale Versionen der Dokumente, die Sie aus diesem Grund jederzeit ausdrucken können. Dies bietet auch Vorteile, wenn Sie mit Behörden in Kontakt stehen – Dokumentenpakete zu Ihren Einkäufen/Verkäufen lassen sich schnell generieren. Darüber hinaus erfolgen auch alle anderen Tätigkeiten schneller und effizienter, wenn unterschiedliche Abteilungen, einschließlich dezentraler Einheiten, mit demselben Dokumentensatz arbeiten können.

  • Dezentrale Mitarbeit

    Verfügt Ihr Unternehmen über Vertriebsbüros, Filialen oder Abteilungen in unterschiedlichen Regionen des Landes? In diesen Fällen ist es wichtig, alle Unterlagen (insbesondere bezüglich der Finanzen) so zusammenzuführen, dass eine Kontrolle der jeweilige Lage und eine Reaktion auf Ereignisse möglich ist, die konkretes Handeln erfordern. Umgekehrt ist es auch von Bedeutung, dass Mitarbeiter an anderen Standorten Zugriff auf die Dokumente haben, die sie zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen. Papierbasierte Archive in jeder dezentralen Einheit sind eine schlechte Option. Der Zugriff auf ein zentrales Archiv auch von außen gibt Ihnen die Möglichkeit, die Daten zu stützen, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen.

  • Analysemöglichkeiten

    Ihr Unternehmen ist dynamisch, Sie versenden eine große Zahl an Rechnungen und es ist wichtig für Sie, statistische Auswertungen sowohl gesammelt als auch für jeden Kunden abrufen zu können. Ein elektronisches Archiv erlaubt es, Dokumente für diee einzelnen Kunden abzulegen. Zudem können mit ihm Daten abgerufen werden, aus denen die Verkaufsdynamik und Informationen zu den Kundenbeziehungen hervorgehen.

  • Sicherheit

    Informationen gehören im Geschäftsleben zu den wichtigsten Aktivposten. Aus diesem Grund müssen deren Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet sein:

    • Schutz der Daten vor absichtlichem oder unbeabsichtigtem Löschen
    • Schutz vor nicht autorisiertem Zugriff auf Informationen, sowohl intern als auch extern

    Unsere Lösungen bieten eine Vielzahl an Werkzeugen, die Ihre Informationen vor nicht gewollten Ereignissen schützen.

Elektronische Archive für Unterlagen eröffnen außerdem viele weitere Möglichkeiten. Bei der Entwicklung eines elektronischen Archivs für Ihr Unternehmen berücksichtigen wir Ihre speziellen Anforderungen und modellieren eine Lösung, die auf Ihre Aufgabenstellung abgestimmt ist.

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