Archivierung auf der Basis von PDFs

Archive auf PDF-Basis können das Beste für Ihr Unternehmen sein — sie sind durchsuchbar, nehmen nicht viel Platz, bleiben unverändert, können Attribute haben und automatisch eingescannt werden usw. Abgesehen davon glauben wir, über die beste PDF-Konvertierungssoftware in der Industrie zu verfügen, und sind bereit, die Vorteile der Verwendung dieses Systems mit Ihnen teilen. Erfahren Sie hier mehr über unsere Vorschläge. Entsprechen sie Ihren Anforderungen?

Der typische Prozess bei der Erstellung eines elektronischen, PDF-basierten Archivs:

PDF Render Center von soft Xpansion unterstutzt beim Archivaufbau den Prozess der Umwandlung der Papierdokumente in ein elektronisches Archiv. Die Lösung trägt zur schnellen Umsetzung bei und sichert gleichzeitig maximale Effektivität.

Üblicherweise wird fur Stream Scanning ein Hochleistungsscanner (Multifunktionsgerät) eingesetzt. Dieser scannt Papierdokumente und legt die Ergebnisse (Bilddateien) in einem lokalen oder Netzwerk-Datenspeicher und auch auf Ihrem FTP-Server ab. Der Betrieb des Scanners und die Zuführung der Dokumente erfolgen durch eine Bedienperson.

Als Input-Dateien konnen mit PDF Render Center elektronische Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten verwendet werden – von standardma?igen Burodokumenten (DOC, XLS, PPT) bis zu spezialisierten Formaten (Outlook MSG, etc.).
Es ist darauf hinzuweisen, dass mit PDF Render Center neben einer lokalen Datenablage, einem Netzwerk oder einem FTP-Server auch Webdienste als Input-Quelle verwendet werden konnen.

Wie in obigem Schaubild dargestellt, wandelt PDF Render Center Bilddateien in das PDF-Format (mit Schreibschutz) um oder erstellt aus PDF-Dokumenten (Scan-Ergebnissen) PDF/A-Dokumente fur die Langzeitarchivierung (ISO-19005).

Fur Nutzer des oben beschriebenen Archivierungsmodells konnen mit PDF Render Center Attribute hinzugefugt werden. Dazu lassen sich die korrespondierenden Eigenschaften des PDF-Dokuments sowie spezielle Einstellungen bei der Namensgebung der erstellten Dokumente verwenden.

Dieses System steht fur die einfachste Implementierung und Verwendung. Es wird in der Regel beim Aufbau kleinerer und mittelgro?er Datei-Archive ohne Funktionen zur Attribut- oder Inhaltssuche eingesetzt.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Schnelle Implementierung
  • Verschiedene Wege fur den Empfang von Input-Dokumenten
  • Einfache Verwaltung
  • Vielzahl an unterstutzten elektronischen Formaten
  • Geringe Konvertierungskosten
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