E-Mail Archiv

Möchten Sie die elektronische Korrespondenz in Ihrem Unternehmen an einem sicheren Ort aufbewahren? Ein PDF-Archiv ist eine gute Option.

Der typische Prozess bei der Erstellung eines E-Mail-Archivs auf der Basis von durchsuchbaren und attributierten PDF-Dokumenten:

Der Aufbau eines E-Mail-Archivs ist eine optimale Lösung, wenn eine unternehmensweite E-Mail-Ablage eingerichtet werden soll. Eine solche Lösung erlaubt es, interne betriebliche Standards für die Ablage elektronischer Korrespondenz einzuhalten (interne oder externe Kommunikation, zum Beispiel Ergebnisse der Kommunikation mit Behörden).

Die betriebliche elektronische Korrespondenz füllt das Archiv, wobei Kopien der E-Mails in dem Archiv abgelegt werden, sodass der Versand oder der Empfangsprozess von der Ablage nicht betroffen sind.

Alle vom Mailserver des Unternehmens empfangenen E-Mails werden von PDF Render Center weiterverarbeitet. Das Programm wandelt die E-Mails in ein schreibgeschütztes Format (PDF oder PDF/A) um. Dabei wird der Text der E-Mail-Nachricht zum Inhalt des PDF-Dokuments und alle beigefügten Dateien werden entsprechend den Bestimmungen der Adobe PDF-Spezifikation der PDF-Datei als entsprechende Anhänge beigefügt.

Die Regeln für die Namensvergabe der entstehenden PDF-Dokumente werden zum Beispiel unter Verwendung des Absenders/Empfängers, des Betreffs oder der Empfangszeit festgelegt.

Die Ergebnisdokumente (PDFs) konnen nach ihrem Inhalt durchsucht werden und sind attributiert. Die Attribute ergeben sich aus den Eigenschaften der Quellnachricht. So kann eine multiattributive Suche in den Archivobjekten durchgeführt werden und die Suchprozedur wird effizienter und komfortabler.

PDF Render Center kann problemlos als Komponente eines E-Mail-Archivs integriert und in bekannten, weitverbreiteten E-Mail-Systemen wie IBM Lotus Notes Domino und Microsoft Exchange eingesetzt werden.

Die Integration kann unter Einsatz einer Vielzahl an Integrationskonnektoren erfolgen, die zusammen mit PDF Render Center ausgeliefert werden.

Das E-Mail-Archiv kann entsprechend den Anforderungen skaliert werden. So lassen sich hohe Auslastungen in großen Unternehmen bewältigen, aber auch in mittelgroßen und kleinen Unternehmen ist die Lösung einfach einsetzbar und komfortabel zu verwalten.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Flexible Verfahren fur die Zuführung von eingehenden Nachrichten
  • Komfortables Speicherformat (Inhalt plus beigefügte Dateien)
  • Integration in industrielle Mailsysteme
  • Konvertierung von E-Mails in nach Attributen und nach dem Inhalt durchsuchbare Dateien
  • Verwendung von ISO-zertifizierten Formaten fur die Langzeitarchivierung (PDF/A)
  • Skalierbarkeit, um steigender Auslastung Rechnung tragen zu können
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