Fax-Archiv

Ein Fax-Archiv wird in der Regel von Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Faxnachrichten benötigt. Es kann im Unternehmen als Teil des Hauptarchivs integriert werden:


Der Aufbau eines solchen Archivs ermöglicht die Automatisierung der Ablage, der Speicherung und des Zugriffs auf Faxnachrichten; es gewährleistet daruber hinaus, interne betriebliche Standards fur die Ablage elektronischer Korrespondenz einzuhalten.

Ein zentralisierter Speicherort bietet schnellen Zugriff auf erforderliche Dokumente.

Die Ablage eingehender Dokumente wird ublicherweise durch einen zentralisierten Fax-Server gesteuert. Dieser Server legt die eingehende Korrespondenz auf einem lokalen Datenspeicher oder im Netzwerk als Bilddatei ab.

Mithilfe einer externen OCR-Lösung erstellt PDF Render Center ein Multilayer-PDF, das aus zwei Ebenen besteht: eine untere Ebene, die Kopie des digitalisierten Dokuments (Bild), und darüber eine Textebene (unsichtbar) mit den Ergebnissen der Erkennung. Diese Dateistruktur erlaubt in dem PDF-Dokument die Suche nach Inhalten und ermöglicht gleichzeitig, das Quelldokument (digitalisiertes Bild) zu behalten.

Nachdem das PDF-Dokument erstellt wurde, erfolgt seine Ablage in der Datenbank und es kann mit Eingangsdatum und Eingangszeit versehen werden. Auch andere Attribute, die sich aus dem OCR-Vorgang ergeben, können verwendet werden.
Während das Dokument durch das entsprechende PDF Render Center-Modul archiviert wird, erfolgt über den Mailserver des Unternehmens gleichzeitig der Versand an einen zustandigen Mitarbeiter, der den endgültigen Adressaten der Faxnachricht ermittelt.

Das Durchsuchen des Archivs kann entweder auf Basis der Nachrichten-Attribute oder des Inhalts durchgeführt werden.
Die Ablage ausgehender Nachrichten mit PDF Render Center geschieht in der Regel durch den Versand der Kopie der Nachricht über einen Netzwerkdrucker, einen speziellen Netzwerkordner oder einen Webdienst.

Die bei der Umwandlung und Attributvergabe verwendete Technologie unterscheidet sich nicht von den Methoden der Verarbeitung eingehender Dokumente. Der einzige Unterschied besteht darin, dass ausgehende Dokumente bereits als rein elektronische Dokumente erstellt werden können. In diesem Fall sind kein OCR-Modul und keine Korrekturdurchläufe zur Beseitigung von Erkennungsfehlern erforderlich. Es wird unmittelbar der Originaltext in das PDF-Dokument übernommen.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Archivierung eingehender und ausgehender Faxnachrichten
  • Verwendung des Industriestandards PDF fur die Dokumentenspeicherung
  • Integration mit industriellen Faxsystemen
  • Umwandlung von Faxnachrichten in durchsuchbare elektronische Dokumente (einschließlich Suche nach Attributen und nach Inhalten)
  • Abspeichern des Originaldokuments als separate Ebene im PDF-Dokument
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