Konvertierung von Office-Dokumenten

Umwandlung von Microsoft Office-Dokumenten in ein schreibgeschütztes Format und ihre Ablage im internen Unternehmensarchiv:

Die Umwandlung von Office-Dokumenten in ein schreibgeschütztes Format und ihre Ablage in einem internen Unternehmensarchiv ist aus zwei Gründen geboten: Zum einen kann eine Qualitätsverbesserung bei der Arbeit mit unstrukturierten Informationen erreicht werden, zum anderen können trotz ständig wachsendem Dokumentationsumfang Verluste verringert werden.

Eine solche Lösung kann entweder als unabhängiges System oder als Ergänzung zu den bestehenden Workflow-Systemen eingesetzt werden.

PDF Render Center ist die zentrale Komponente der Lösung; Office-Dokumente aus den folgenden Quellen konnen hier verarbeitet werden:

  • Enterprise Mail Server (integriert über einen Webdienst)
  • Unternehmensarchiv (integriert über lokalen Ordner/Netzwerkordner oder Webdienst)
  • Netzwerkdrucker (in PDF Render Center enthalten)
  • Andere Quellen (beispielsweise Scanner oder Faxgerat)

Falls erforderlich, können originare Bilddokumente mit einer OCR-Software weiterbearbeitet werden, sodass man eine separate Textkomponente erhält, die spater in die Ergebnisdatei exportiert wird. In diesem Fall wird von PDF Render Center ein Multilayer-PDF erstellt, das aus zwei Ebenen besteht: eine untere Ebene, die Kopie des digitalisierten Dokuments (Bild), und darüber eine Textebene (unsichtbar) mit den Ergebnissen der Erkennung. Diese Dateistruktur erlaubt in dem PDF-Dokument die Suche nach Inhalten und ermöglicht gleichzeitig, das Quelldokument (digitalisiertes Bild) zu behalten.

Das Archivierungsformat fur Office-Dokumente kann PDF oder PDF/A sein; welches Format gewählt wird, hängt vom eingesetzten Prozess und von den internen Vorschriften im Unternehmen ab.

Die Regeln fur die Namensvergabe der archivierten Dokumente können ebenfalls entsprechend der im Unternehmen verwendeten Dokumenten-Nomenklatur und den Registrierungsvorschriften festgelegt werden.

Außerdem kann eine Attribuierung von Dokumenten vorgenommen werden, und zwar entweder in dem Umfang, den die Dokumentstruktur von PDF-Dateien bietet. Alternativ verwendet man einen unbeschränkten Satz von Attributen, der in das Dokument integriert ist oder in das Archiv exportiert wurde.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Flexible und elegante Lösung
  • Verwendung von Standardformaten fur die Langzeitarchivierung (PDF und PDF/A)
  • Integration mit internen Unternehmenssystemen (beispielsweise E-Mail, Benutzerkonto, Archiv)
  • Unterstutzung einer großen Zahl an weitverbreiteten Office-Formaten
  • Gewinnung von Meta-Informationen direkt aus Office-Dokumenten
  • Empfang elektronischer Dokumente, die in Fremdsystemen verwendet werden konnen, einschließlich Attribut- und Inhaltssuche
  • Skalierbare und störungssichere Systeme
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