PDF Render Center in DMS-Lebenszyklen

Das typische Einsatzfeld von PDF Render Center in unterschiedlichen Phasen des Dokumenten-Lebenszyklus in einem DMS-/ECM-System:

Unstrukturierte Content Management Systemen (ECM – Enterprise Content Management) verwenden weithin „Lebenszyklus“-Metapher. Der Lebenszyklus-Begriff wird fur das Business-Kontext-Management (beispielsweise Verfugbarkeit von Optionen, Eigenschaften) und das Informationsmanagement von Dokumentsystemen verwendet. Im Laufe seines Lebenszyklus durchlauft ein Dokument mehrere Phasen, seine Charakteristika/Eigenschaften (zum Beispiel die Werte von Attributen, das Darstellungsformat, der Speicherort) verandern sich; dasselbe gilt fur die Verarbeitungs-, Zugriffs- und Ablageregeln, denen es unterworfen ist.

Bei der Beschreibung des Dokumentlebenszyklus werden normalerweise die folgenden Parameter festgelegt: Ablageort des Dokuments im Archiv, Zugriffsrechte auf das Dokument fur die Benutzer des Systems entsprechend ihrer Rolle oder Gruppenzugehorigkeit und Aktionen, die mit dem Dokument oder mit dem gesamten System moglich sein sollen oder erfolgen mussen.

Der ubliche Lebenszyklus besteht aus den Phasen Erstellung, Prufung/Anpassung, Freigabe, Veroffentlichung und schlie?lich Ablage im Archiv.

Sehr haufig erfordert die Umsetzung einer durchgangigen Systemlogik in einigen Lebenszyklusphasen die Anderung des Dokumentformats. Eine solche Anderung erfolgt ublicherweise bei der Veroffentlichung und bei der Ablage im Archiv. Im Rahmen der Veroffentlichung muss die Integritat des bestatigten und freigegebenen Dokuments gewahrleistet werden; bei der Ablage ist ein Format zu wahlen, das eine Langzeitarchivierung ermoglicht. Diese Anforderungen werden vom PDF- beziehungsweise PDF/A-Format erfullt. PDF Render Center ermoglicht die Verwendung dieser Formate in ECM-Systemen.

Die Ergebnisdokumente im PDF-Format konnen Meta-Informationen enthalten. Welche Informationen dies konkret sind, hangt vom Quellformat der Dokumente (zum Beispiel Microsoft Word, Excel, PowerPoint) ab. Die Lebenszyklusphasen eines Dokuments (zum Beispiel „Genehmigt“, „Veroffentlicht“) lassen sich mit speziellen Wasserzeichen (Stempel) kennzeichnen.

Daruber hinaus besteht die Moglichkeit, PDF-Dokumente bei der Veroffentlichung mit der elektronischen Unterschrift des Verfassers oder der fur die Veroffentlichung verantwortlichen Person zu versehen. Die digitale Signatur ist ein zusatzliches Instrument, mit dem nicht dokumentierte Anderungen eines Dokuments verhindert werden konnen.

Die Ubergabe von Dokumenten an PDF Render Center zur Umwandlung in die Formate PDF oder PDF/A kann durch die Einbindung eines universellen Webdiensts erfolgen. So wird eine plattformunabhangige Losung ermoglicht.

PDF Render Center bietet au?erdem sofort verwendbare Konnektoren fur die gangigsten ECM-Systeme, zum Beispiel fur EMC Documentum.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Verwendung der Standardformate Adobe PDF und PDF/A fur die Archivierung von Dokumenten
  • Plattformunabhangige Integration mit gro?technischen Workflowsystemen
  • Vorbereitete Konnektoren fur die bekanntesten ECM-Systeme
  • Verwendung elektronischer Signaturen
  • Hohe Leistungsfahigkeit
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