Personalisierte Dokumenterstellung und Mailing-System

Der typische Prozess der Erstellung und Verteilung personalisierter Dokumente (zum Beispiel Rechnungen, Angebote, Newsletter) auf der Basis signierter PDFs:

Der Versand personalisierter Informationen an die Kunden (Kundenkommunikation) kann für Ihr Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil sein, da so die Zufriedenheit und die Loyalität der Kunden gesteigert werden.

Mit anderen Worten: In der heutigen Zeit muss ein Unternehmen seine Kunden genau mit den Informationen versorgen können, die deren persönlichen Interessen entsprechen, und zwar sowohl in Papierform als auch auf elektronischen Wegen. Dabei sind gesetzliche/ juristische Aspekte und Sicherheitsstandards zu beachten.

PDF Render Center ermöglicht Unternehmen die automatisierte Erstellung personalisierter Korrespondenz. Dabei schlagen wird PDF von Adobe als Ausgabeformat vor.

Die Gestaltung der Korrespondenzvorlagen (unverändert bleibende Abschnitte beziehungsweise der Hauptteil) und ihrer Inhalte sollte mit verbreiteten Programmen wie beispielsweise Microsoft Word oder Excel erfolgen.

Nach der Erstellung werden die Vorlagen in der Unternehmensdatenbank abgelegt und können von dort aus durch PDF Render Center für die weitere Verarbeitung abgerufen werden. Der Zugriff kann dabei auf mehreren Wegen erfolgen – beispielsweise über eine Netzwerkressource oder über Webdienste.

Den personalisierten Teil der Informationen entnimmt PDF Render Center in der Regel aus dem CRM-System (Customer Relation Management).

PDF Render Center fügt dann die personalisierten Informationen und die Vorlage zusammen und wandelt die Vorlage in ein Dokument um, das für den Versand an den Kunden/Benutzer bereitsteht. Die Eigenschaften des so erstellten Dokuments konnen zusätzliche Informationen enthalten. Um die Sicherheitsstufe des Dokuments zu erhöhen, kann es mit einer elektronischen Unterschrift signiert werden. Für den Empfanger werden so die Identität des Verfassers und die Integrität des Dokuments belegt.

Nach der Zusammenfuhrung von Vorlage und Inhalt in einem Dokument wird dieses in ein schreibgeschütztes Format (PDF oder PDF/A) umgewandelt und im Unternehmensarchiv abgelegt. Dort kann es zu einem späteren Zeitpunkt anhand seines Inhalts oder seiner Attribute gesucht und gefunden werden.

Das fertige Dokument wird von PDF Render Center an den Mail- oder Webserver weitergeleitet und danach an seinen endgultigen Empfänger geliefert. Daneben ist die Ausgabe uber einen Drucker für den Versand per Post moglich.

Die beschriebene Lösung erlaubt die automatisierte Erstellung und Verteilung personalisierter Dokumente: fur kundenspezifische Werbung, Rechnungen oder komplexe Korrespondenz.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Umsetzung des gesamten Prozesses der personalisierten Dokumenterstellung von der Vorlagengestaltung bis zur Verteilung
  • Zustellung auf mehreren Wegen (beispielsweise E-Mail, Internet, Post)
  • Integration mit internen Informationssystemen im Unternehmen
  • Vorlagenerstellung auf Basis der am weitesten verbreiteten Dateiformate
  • Zeitersparnis bei der Erstellung personalisierter Dokumente
  • Verwendung des universellen PDF-Formats fur die elektronische Verteilung von Dokumenten
  • Skalierbarkeit bei steigender Auslastung
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