Berichte-Archiv

In Unternehmen mit einer dezentralisierten Struktur oder mit einem breiten Partnernetzwerk stellt sich früher oder spater die Frage nach der Einrichtung eines ausgefeilten Berichtswesens fur die Erstellung und Ablage der verschiedensten Reports.

Die Informationen aus den Berichten müssen effizient weiterverarbeitet werden können. Aus diesem Grund sind einige Aspekte zu beachten: einheitliche Form der empfangenen Daten, flexible Berichtsstruktur (Erweiterbarkeit), Fähigkeit zur Ubernahme der bereitgestellten Informationen in das interne Rechnungswesen des Unternehmens, Sicherstellung der Speicherung der Originalberichte.

Ein Fernzugang zum internen Rechnungswesen eines Unternehmens von außen, um dort Berichtsinformationen direkt einzugeben, ist in der Regel nicht möglich. Die Gründe sind organisatorischer Art oder folgen aus den Erfordernissen an die Informationssicherheit.

Vor diesem Hintergrund wäre ein Verfahren optimal, gemaß dem alle notwendigen Informationen außerhalb des Unternehmensnetzwerks eingegeben und dann über geschutzte Datenkanale übertragen werden.

Ein solches Verfahren kann mithilfe der Lösungen von Intercomputer Global Services und PDF-Anwendungen von unserem Partner soft Xpansion eingeführt werden.
Dazu werden Berichtsvorlagen auf der Grundlage von XFA-Formularen entwickelt. Dies kann mit entsprechenden Editorprogrammen erfolgen, zum Beispiel mit den passenden Lösungen aus der Perfect PDF Premium-Produktfamilie von soft Xpansion.

Die Verwendung von XFA-Formularen bietet einige Vorteile. Sie ermöglicht zum einen die Verwendung einheitlicher Berichtsvorlagen, die zudem erweiterbar sind, fur die also keine Beschränkungen hinsichtlich der Menge der eingegebenen Informationen bestehen. Weiter können Informationen durch die befugten Personen im Unternehmen schnell geändert werden. Und schließlich wird die Ubertragung der eingegebenen Daten durch eine direkte http-Verbindung mit dem Server oder durch den Versand per E-Mail automatisiert.

Nachdem ein Bericht durch die entsprechenden Konnektoren (Webdienste oder Mail) an den Web- oder Mail-Server des Unternehmens übergeben wurde, erfolgt die Weiterleitung an PDF Render Center fur die weitergehende Verarbeitung. Die in XFA-Formularen eingegebenen Informationen lassen sich auf zwei Wegen extrahieren oder importieren: entweder beim Umwandeln der empfangenen Dokumente in eine schreibgeschützte Form oder bei ihrer Verarbeitung auf dem Web-/Mail-Server. Wann dies genau erfolgen soll, kann im Rahmen der Konfiguration der Lösung festgelegt werden und hängt von der vorhandenen Software-/Hardware-Infrastruktur sowie von den Wünschen des Unternehmens ab.

PDF Render Center empfängt Berichte, wandelt sie in das PDF- oder PDF/A-Format um und legt sie im Archiv ab. Dabei enthalten die Berichte alle erforderlichen Meta-Informationen wie zum Beispiel den Verfasser, den Berichtszeitraum und das Import-Datum. Diese Informationen finden zusammen mit Empfangszeit und Berichtsdatum Eingang in die Unternehmensdatenbank (Oracle, MS SQL, etc.); auf diese Weise sind Inhalts- und Attributsuche möglich.

Die Originalberichte werden in der Datenbank abgelegt und es erfolgt ihr Versand an die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen per E-Mail. Die E-Mail-Liste wird in PDF Render Center selbst gespeichert.

Alle autorisierten Mitarbeiter konnen auch über ein Benutzerkontensystem Zugriff auf die Berichte erhalten, sofern ein solches System vorhanden ist.

Die bei der Umwandlung und Attributvergabe verwendete Technologie unterscheidet sich nicht von den Methoden der Verarbeitung eingehender Dokumente. Der einzige Unterschied besteht darin, dass bei ausgehenden Dokumenten elektronische Textdokumente verwendet werden können. In diesem Fall sind kein OCR-Modul und keine Korrekturdurchlaufe zur Beseitigung von Erkennungsfehlern erforderlich. Es wird direkt der Originaltext fur das PDF-Dokument bereitgestellt.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Abbildung des kompletten Prozessdurchlaufs – von der Erstellung des Berichtsformulars bis zur Umwandlung eines vollstandigen Berichts in eine schreibgeschützte Form
  • Verwendung der Standardformate XFA und Adobe PDF für Erstellung und Ablage der Berichte
  • Integration mit internen Benutzerkontensystemen im Unternehmen und mit Systemen zur Speicherung unstrukturierter Informationen
  • Umwandlung von Berichten in eine durchsuchbare, schreibgeschützte Form, einschließlich Attribut- und Inhaltssuche
  • Verwendbarkeit in Massendienstsystemen mit hoher Auslastung
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