Vorlagenbasierte Dokumenterstellung

Effiziente Erstellung von vorlagenbasierten Dokumenten in verschiedenen Formaten:

Eine der Herausforderungen bei der Automatisierung betrieblicher Aktivitaten in modernen Unternehmen liegt im Management der Dokumentenerstellung. Die Dokumente selbst sind das Ergebnis von Geschaftsprozessen. Diese Aufgabe kann als Zusatzmodul fur unterschiedliche interne Unternehmenssysteme implementiert werden.

Die Ergebnisdokumente sollten in Microsoft Office-Formaten (DOC, XLS, PPT) oder als Adobe PDF-Dateien erstellt werden.
Dabei empfiehlt es sich, zur Generierung von Dokumentvorlagen so bekannte Programme wie zum Beispiel Microsoft Word/Excel oder Adobe Acrobat einzusetzen.

Ebenso kann auch Software aus der Perfect PDF Premium-Produktfamilie von soft Xpansion verwendet werden. Mit diesen Produkten lassen sich PDF-Vorlagen schnell und unkompliziert gestalten.

Das Design und die Bearbeitung von Vorlagenlayouts sollten nur Anwendern moglich sein, die im Unternehmen die Rolle von Administratoren einnehmen. Fertige Dokumente werden von diesen in der Datenbasis des Unternehmens abgelegt und konnen von dort aus durch PDF Render Center uber einen integrierten Webdienst abgerufen werden.

Dokumente werden in den unterschiedlichsten Prozessschritten, automatisierten Workflow-Systemen, unstrukturierten Informationsmanagement- und in Rechnungswesen-Systemen erstellt. Auch jedes Enterprise Information System, in das PDF Render Center integriert ist, kann eine Quelle fur temporare Informationen sein, die bei der Dokumenterstellung Verwendung finden.

Die Integration kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Am gebrauchlichsten ist der Empfang von Informationen durch einen Dateiaustausch uber eine Netzwerkressource. Alternativ ist die Verwendung von Konnektoren auf Basis von Webdiensten moglich.

Dokumente werden auf der Basis einer Vorlage aus der Datenbank und mit Informationen aus den Enterprise Information System erstellt.

Nachdem das jeweilige Dokument erstellt wurde, erfolgt die Ablage seiner schreibgeschutzten Version (im PDF/A-Format) im Archiv. Dort kann es spater anhand seines Inhalts oder seiner Attribute unter Einsatz einer Suchfunktion gefunden werden.

Fertige Dokumente im Microsoft Word-, Excel- oder Adobe PDF-Format konnen wieder an das System ubergeben werden. Die Dokumente konnen gema? einer zuvor zusammengestellten Mail-Liste aber auch per E-Mail oder uber das Intranet an die entsprechenden Benutzer gesandt werden.

Die skizzierte Losung ermoglicht eine automatisierte Erstellung von Dokumenten, die im Rahmen der betrieblichen Aktivitaten des Unternehmens verwendet werden – zum Beispiel als Vertrage, Berichte oder Informationsmaterial.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Umsetzung des gesamten Prozesses der Dokumenterstellung
  • Integration mit internen Informationssystemen im Unternehmen
  • Senkung des Zeitaufwands fur Routineaufgaben im Rahmen der Erstellung von Unterlagen nur eines Dokumenttyps
  • Verwendung von Microsoft Office und PDF-Formaten fur Dokumentvorlagen
  • Verwendung von PDF/A fur die Langzeitarchivierung
  • Schnelles Hinzufugen neuer Dokumenttypen fur die Erzeugung von Schriftstucken
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